Escribiendo planes Anti-Procastinación

A todos nos ha pasado. Nos sentamos con papel y lápiz en mano a crear la lista de nuestros pendientes. Ponemos prioridades, fechas y hasta colores a cada tarea de la lista. Nos sentimos orgullosos, hemos dominado nuestra procrastinación.

Una semana después estamos haciendo lo mismo, preguntando que pasó con la primer lista que no funcionó, y jurando que esta vez sí vamos a avanzar en lo que queremos hacer.

El problema es que no sabemos hacer planes. Escribimos objetivos demasiado estrechos o acciones demasiado amplias, y no necesariamente relacionadas entre sí ni con lo que queremos lograr en realidad.

Para solucionar este problema sigo los siguientes pasos que me ayudan a definir y planear que hacer. Los he utilizado tanto en el trabajo como en los proyectos personales, y es increíble la diferencia que hay de pasar de una lista de pendientes a un plan concreto.

1. Visualice y escriba la meta

Imagine que es lo que quiere lograr al terminar lo que está planeando, como se verá el producto final, como se sentirá usted al terminarlo. Una vez que lo ha visualizado,  escríbalo de la forma más detallada posible. No olvide incluir las limitantes que existen, ya sea en tiempo disponible, presupuesto, fecha para terminar, etc.

Este “resultado” que escribió será el objetivo a alcanzar, y servirá como base para evaluar toda acción que vayamos a planear o realizar.

2. Haga una lluvia de ideas

Una vez con el objetivo, haga una lluvia de ideas de las cosas que ocupa para alcanzarlo. Puede incluir materiales necesarios, tareas que se deben hacer, personas que pueden ayudar, cosas que investigar, etc.

Es muy importante no intentar evaluar o corregir las ideas que vaya apuntando. Muchas veces cuando se hace un ejercicio de lluvias de ideas este no funciona porque se intenta tener solo ideas “buenas”, cuando el proposito del ejercicio es generar material para trabajar después.

3. Filtre las acciones que realmente ayudan

Tome cada una de las ideas generadas y evalúe si realmente ayudan en algo a alcanzar el objetivo. Descarte las que no ayuden y transforme en acciones las que sí.

Una acción es una actividad concreta y detallada que se puede entender y realizar. “Hablar con Pedro” es una tarea, una meta, “Escribirle un email a Pedro sobre la cita en el veterinario” es una acción concreta.

4. Detalle y divida según sea necesario

Cada acción debe incluir todo lo necesario para ejecutarla, y de ser necesario se deben agregar más acciones para conseguir esta información . Siguiendo el ejemplo,  si tenemos identificamos que una acción es escribirle un email  a Pedro, debemos asegurarnos que tenemos toda la información necesaria para ese correo, incluyendo la dirección de email de Pedro. Si no se tiene alguna información a mano, se tendría que incluir una nueva acción de buscar el correo de Pedro o lo que haga falta.

Para esto es muy útil no solo tener la lista de pendientes, sino una lista de notas relacionadas. Si usa alguna aplicación tipo Wunderlist o Evernote, se puede sacar provecho a la sección de notas y adjuntos.

5. Reordene las acciones

Una vez que tiene todas las acciones detalladas, identifique si hay alguna acción que tenga que ser realizada antes de las demás, por ejemplo buscar el correo de Pedro antes de enviarle el correo. No es obligatorio que haya un orden en todas las tareas, pero esto ayuda a avanzar sin retrasos.

Estos pasos tienen la consecuencia de pasar de tener una tarea  a tener muchas acciones. Esto puede parecer malo, pero tener una lista de acciones nos permiten avanzar más constantemente. Cada cosa que hagamos será un paso hacia nuestro objetivo, en vez de tener una tarea grande que no pareciera avanzar a ningún lado.

¿Harían ustedes este ejercicio la próxima vez que tengan que planear algo? ¿Hacen alguna variación de esto normalmente? Si les gusto este post o quieren saber más no duden en dejar un comentario o escribirme. ¡Nos leemos luego!

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